まさか、未だにエクセルでタスク管理なんかしてないですよね？
タスク管理をしていると様々な問題が起きると思います。例えば、言った言わない問題です。
特にエクセルなんかでタスクの進捗だけ管理している場合は起きがちな問題ですよね。
こんな問題を解決し、さらにチームの効率も上げるタスク管理ツール「Backlog（バックログ）」をご紹介します。
実際にエンジニアとして利用しているプロジェクトや、そうでないプロジェクトの両方を経験しているので、そういった点も踏まえて紹介していきます。
この記事の内容
- タスク管理ツールを使ってないと問題がしばしば起きる
- 管理ツールの無い現場での経験談
- バックログを導入したプロジェクトでの経験談
バックログとは
簡単に言えば、チームでのタスク管理ツールです。プロジェクト管理に必要な機能が一通り入っています。
一昔前まではエンジニアが主に使用するようなツールでしたが、デザインや機能、使い勝手が改善されて、マーケターやクライアントといったチームメンバーも参加してすぐに使いこなすことができます。
これさえ導入してしまえば、プロジェクトレベルでの全体的な管理から、個人レベルのタスク管理まで見える化が可能です。
タスク管理で起きる様々なトラブル
バックログのようなタスク管理ツールを導入していないプロジェクトなどでは、タスク管理関連でしばしば問題が起きるのではないでしょうか。
実際に私が、とある現場で経験した話を少しご紹介します。
細かい内容の言った言ってない問題
あるタスク１つ管理する場合は「〜〜をやる」みたいな、何かを完遂するというレベルで管理されることが多いです。そして基本的には、そのタスクの進捗しか管理しません。
そこで実際にタスクが完了して出来上がった物を見てみると、オーダーと少し異なった物になっているといったことがあります。
ここでオーダーした側とされた側で「あの時言った」「いや、こう言っていた」、みたいな言った言ってない問題が発生してしまうのです。
どれだけオーダーと異なるかによって対応工数の大きさは変わりますが、対応工数が追加で発生することは間違いなく、作成段階からログとして残していれば発生するはずの無かった工数です。もったいないですよね。
メールもしくはチャットで残すと履歴を探す手間がかかる
言った言ってない問題の対策として、メールやチャットでやりとりをして、ログとして残そうという方針を取るプロジェクト（現場）もあると思います。
この場合に発生するのが、履歴を探す手間です。これが以外と大きいんです。
ログとして残すようにしている取組は素晴らしいですが、毎日100通以上も届くメールやチャットの中から特定のタスクの欲しい情報にたどり着くのは困難ではないでしょうか。
（もし簡単に一意に特定できるワードがあれば可能ですが、現実問題ワードは散りばめられているので難しいと思います）
なので、タスク管理ツールなどで管理していれば本来は生産活動に当てられた工数も、メールやチャットから履歴を探す時間に奪われてしまっているのです。
実際に現場でメンバー全員がこれをやっていると何も疑問に思わなくなってしまうかもしれません。しかし、気づかぬうちにコスパの悪い作業によって、確実に時間を無駄にしてしまっています。
そのまま放置しておくといずれ大きな問題が起きるかも？
１つ目に紹介したような問題であれば、メンバも比較的問題意識をもって改善に取り組もうと動くでしょう。
しかし２つ目に紹介した問題は、問題意識を持つこと自体がまず難しかったりします。
問題意識を持たないと改善されないので、放置しておくとそのうち大きな問題となって自分の元に降りかかってくるかもしれません。
例えば、そのプロジェクトは残業時間が異常なほど長かったりしませんか？それが問題として露呈した、氷山の一角かもしれませんよ。
バックログのあるプロジェクト
続いて、バックログを採用しているプロジェクトを実際に私が経験した時の話をします。
慣れは少なくとも必要
まずはバックログをこれから導入しようか検討している方向けに、実際にバックログを導入した時のデメリットからご紹介します。
といってもデメリットはそんなに多くなく、以下のような感じです。
- UI（ユーザーインターフェース）に慣れる必要がある
- 口頭や会議などでやりとりした内容はバックログに残しておかないといけない
正直デメリットと言えるほどハードルの高いものではなく、すんなり乗り越えられるのでメリットの方が遥かに大きいです。
上記デメリットについて１つずつ見ていきましょう。
UI（ユーザーインターフェース）に慣れる必要がある
実際にあった話ですが、ある50代の会社員（おじさん）が始めてバックログを使う、というケースがありました。
このおじさんは、Gメールぐらいは使ったことがあるぐらいのリテラシーで、バックログのようなタスク管理サービスは一切知らない、というレベルでした。
しかしプロジェクトに導入され、使わざるを得ない状況になると、見る見るうちに使い方をマスターし、1週間でエンジニアと同程度に使いこなすようになっていました。
それだけバックログは操作性が分かり易く、慣れやすいと言えるでしょう。
口頭や会議などでやりとりした内容はバックログに残しておかないといけない
会議では議事録を取りますよね。これはバックログにも機能が用意されており、Wikiで議事録を日付や会議単位ごとで管理することが多いです。
問題は口頭でやりとりした内容の方で、これはどこかに残しておかないと言った言わない問題が発生します。
このためにチームメンバーは口頭で何か事項を決定した場合に、バックログに書き込む習慣を付けなくてはいけません。
とはいえ、みなさん日々のタスクをこなしていると、何か相談して決定した事項は自分のPCなどにメモしていたり、自分の手帳にメモしていたりしますよね。
この行為をバックログに書き込むように置き換えてあげればいいだけなので、そんなに難しい話ではないと思います。
メリットは大きい
バックログでタスク管理をすれば、全体の状況を簡単に把握するのはさることながら、細かいタスク１つ１つの状況まで可視化され、管理コストの削減や、管理者の管理できているかという不安感も解消されるでしょう。
例えばプロジェクト全体の状況把握だと、以下のようにバックログが自動でリアルタイムに状況を更新してくれます。
他にもバーンダウンチャートなどもあり、予定に対する進捗状況がグラフで分かり易く表示される機能もあります。
まずは効果測定から
こういった問題を解消するには、具体的に何を解決していきたいか、どのような管理をしていきたいかを整理します。
そして要件にあったツールを選択することが大事です。
お試しからどうぞ
バックログはタスクのアサイン、進捗状況、ディスカッションを主な目的としたツールです。
これに付随して今まで紹介した機能の他にも、プロジェクト管理に必要な様々な機能があります。
自分の部署・チームに導入してみたいけど、いきなりお金を払うほどリスクも取れない、という状況の方もいると思います。
安心してください、バックログでは公式に30日間無料のお試し期間があります。
つまりノーリスクでチームに導入し、効果測定することが可能なんです。
2週間ぐらいでメンバーも慣れてきて効果が出始めると思うので、3週間ほど経っても効果が無かった場合には、正式に契約（購入）しなければ課金もされることは無いので安心です。
自分のチームでも試してみようと思った方は、以下のリンクからどうぞ。
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